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Richten Sie Ihren Outlook Mail Verteiler richtig ein

Eine der komfortabelsten und oft übersehenen Funktionen von Outlook ist die Möglichkeit, eine Kontaktverteilerliste zu erstellen. Es gibt Zeiten, in denen Sie E-Mails an eine Handvoll, Dutzende, manchmal sogar Hunderte von anderen Personen senden müssen, und ein Kontaktverteiler macht diesen Prozess einfach.

Eine Verteilerliste ist einfach eine Liste von E-Mail-Adressen aus Ihrer Kontaktliste, die Sie auswählen können, um E-Mails auf einmal zu versenden. Diese Listen können in Ihrem Kontaktordner gespeichert und beim Erstellen einer neuen E-Mail ausgewählt werden. So erstellen Sie ganz einfach Ihren outlook mail verteiler in wenigen Minuten. Verteilerlisten sind ideal, wenn Sie mit mehreren verschiedenen Gruppen von Kontakten arbeiten.

Während frühere Versionen von Outlook (2007 SP1 und früher) eine Begrenzung der maximalen Größe einer Verteilerliste hatten, gibt es keine solche Begrenzung der Anzahl der Kontakte, die Sie in Versionen nach Outlook 2007 SP2 zu einer Verteilerliste hinzufügen können. Beachten Sie, dass Ihre Kilometerzahl davon abweichen kann, da Umgebungen mit Microsoft Exchange-Servern für die E-Mail-Nutzung Einschränkungen hinsichtlich der maximalen Größe der Verteilerlisten durch ihre Administratoren haben können.

Verteiler im Handumdrehen einrichten
Verteiler im Handumdrehen einrichten

ERSTELLUNG EINER VERTEILERLISTE IM AUSBLICK 2013

  1. Outlook 2013 öffnen
  2. Wählen Sie die Registerkarte Personen.
    Ausblick 2013 Menschen
  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Neue Kontaktgruppe.
    Ausblick 2013 Neue Kontaktgruppe
  4. Es öffnet sich ein neues Fenster. Sie können Kontakte hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche + Neue Mitglieder klicken.
  5. Im Feld Name können Sie Ihren Verteiler benennen. Dies ist der Name, der in Ihrem Kontaktordner für diese Verteilerliste angezeigt wird. Wenn Sie mit dem Hinzufügen von Kontakten fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern & Schließen. Die neue Verteilerliste wird nun auf Ihrer Kontaktseite angezeigt.

ERSTELLUNG EINER VERTEILERLISTE IN OUTLOOK 2010

  1. Öffnen Sie Outlook 2010.
  2. Wählen Sie die Registerkarte Kontakte
  3. Wählen Sie unter Neue Elemente die Option Kontaktgruppen.
    Ausblick 2010 Neue Kontaktgruppe
  4. Es öffnet sich ein neues Fenster. Sie können Kontakte hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche + Neue Mitglieder klicken.
  5. Im Feld Name können Sie Ihren Verteiler benennen. Dies ist der Name, der in Ihrem Kontaktordner für diese Verteilerliste angezeigt wird. Wenn Sie mit dem Hinzufügen von Kontakten fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern & Schließen. Die neue Verteilerliste wird nun auf Ihrer Kontaktseite angezeigt.

VERWALTUNG IHRER VERTEILERLISTE

Einer der besten Aspekte von Verteilerlisten ist, wie einfach sie zu bearbeiten sind. Dies kann geschehen, indem Sie im Navigationsbereich auf Kontakte klicken und dann auf den Namen der Person doppelklicken, die in der Verteilerliste geändert werden soll. Hier erscheint das gleiche Bild, das Sie beim Anlegen des Verteilers verwendet haben. Auf diesem Bildschirm können Sie unter anderem folgende Änderungen vornehmen:

– Entfernen Sie jemanden aus der Liste: Wählen Sie den Namen der Person aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Entfernen.

– Hinzufügen eines neuen Mitarbeiters zur Liste: Klicken Sie auf die Schaltfläche Add New, dann wählen Sie entweder das Adressbuch oder wählen Sie eine Adresse, die nicht in Ihrem Adressbuch enthalten ist, indem Sie New Email Contact auswählen.

Manchmal, wenn mehrere Änderungen vorgenommen werden müssen, kann es einfacher sein, einfach den aktuellen Verteiler zu löschen und einen neuen zu starten. Die Verteilerliste kann einfach durch Anklicken der Schaltfläche Gruppe löschen entfernt werden.

Eine Verteilerliste ist kein separater Kontakt. Die Liste speichert nur die E-Mail-Adresse für jeden Kontakt in der Liste. Wenn sich die Informationen eines einzelnen Kontakts ändern, werden sie automatisch in der Liste aktualisiert, und es ist nicht notwendig, Änderungen an Ihrem Verteiler vorzunehmen.

SENDEN EINER E-MAIL AN IHREN VERTEILER

Nun, da Sie Ihren Verteiler haben, können Sie ganz einfach eine E-Mail an alle auf dieser Liste senden. Der neue Verteiler wird in Ihren Kontakten genauso angezeigt wie ein einzelner Kontakt, der in Ihr Adressbuch aufgenommen wurde. Das Senden einer E-Mail an Ihren neuen Verteiler ist dasselbe wie das Versenden von E-Mails an andere Personen aus Ihren Kontakten. Die folgenden Schritte führen Sie durch das Versenden Ihrer ersten E-Mail an den neuen Verteiler:

1. Wechseln Sie zurück zu Ihrer Registerkarte Mail und klicken Sie auf die Schaltfläche New Email.

2. Sobald Sie Ihren neuen E-Mail-Bildschirm geöffnet haben, klicken Sie auf die Schaltfläche An.

3. Es öffnet sich ein neues Fenster, das Ihr Adressbuch mit Ihrem neuen Verteiler anzeigt. Doppelklicken Sie auf den Namen der Verteilerliste und er sollte im Feld An erscheinen.
Ausblick 2013 Menschen

HINZUFÜGEN EINER VERTEILERLISTE, DIE VON EINER E-MAIL ERHALTEN WURDE, ZU IHREN KONTAKTEN

Es ist ein sehr einfacher Prozess, eine Verteilerliste aus einer empfangenen E-Mail hinzuzufügen. Es ist im Wesentlichen dasselbe wie das Hinzufügen eines neuen Kontakts aus einer E-Mail.

1. Öffnen Sie die E-Mail, die die Verteilerliste enthält, die Sie speichern möchten.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Verteilerliste im Feld An und wählen Sie aus dem Kontextmenü die Option Zu Outlook-Kontakten hinzufügen.

Verteilerlisten können auch mit anderen geteilt werden, indem Sie die Liste als Anhang per E-Mail versenden. Sie können einen Verteiler auf zwei Arten hinzufügen. Die erste Option ist das Ziehen und Ablegen vom Kontaktbildschirm in einen